Organizaciona struktura koja zaista radi

Većina kompanija ne pati od nedostatka talenta, kapitala ili dobrih namera. One pate od strukture koja tiho radi protiv njih. Kada se nadležnosti preklapaju, kada procesi prelaze granice odeljenja bez jasnog vlasnika i kada opisi radnih mesta postoje samo u fioci, organizacija počinje da troši energiju na unutrašnje trenje umesto na rezultate. Upravo zato je organizaciona arhitektura generalni faktor broj jedan koji determiniše željeno ponašanje organizacije kao celine — a time i njenu sposobnost da ostvaruje željene rezultate u konkretnom poslovnom okruženju.

Arhitektura kao faktor broj jedan

Organizaciona arhitektura nije organigram. To je način na koji povezujete tri sloja koji se obično posmatraju odvojeno: poslovne funkcije, glavne poslovne procese i organizacionu strukturu. Kada su ova tri sloja usklađena, ponašanje zaposlenih prirodno teži ka ciljevima kompanije. Kada nisu, čak i najbolji ljudi proizvode neusklađene ishode, jer ih sistem na to navodi.

„Organizacija nije nešto što vidite. To je obrazac odnosa.” — Bakminster Faler

Razmišljanje o strukturi kao o arhitekturi menja pitanje koje postavljate. Umesto „ko kome odgovara”, pitate se „kako treba da izgleda optimalna organizaciona struktura naše kompanije da bi ona ostvarivala željene rezultate”. To je dizajnerski, a ne administrativni problem.

Tri sloja koja se moraju povezati

Efektivan organizacioni dizajn počinje analizom, a ne crtanjem kvadratića. U praksi proveravamo nekoliko područja koja zajedno čine integrisanu celinu:

• Izvori prihoda i snabdevanja — odakle stvarno dolazi vrednost i šta je determiniše.
• Poslovne funkcije — da li svaka funkcija postoji s razlogom i da li su identifikovani nedostaci otklonjeni.
• Glavni poslovni procesi — koliko su međusobno povezani i gde se „lomi” tok rada.
• Postojeća struktura — koje anomalije već nosi i šta one koštaju.

Tek kada razumete kako prihod, funkcije i procesi zaista funkcionišu, struktura prestaje da bude apstrakcija i postaje alat za usmeravanje ponašanja.

Uravnoteženje nadležnosti, ovlašćenja i odgovornosti

Srž zdrave strukture je ravnoteža tri pojma koja se često brkaju. Nadležnost je opseg posla za koji ste zaduženi. Ovlašćenje je pravo da donesete odluku i angažujete resurse. Odgovornost je polaganje računa za ishod. Disfunkcija nastaje kad se ova tri razdvoje.

Cilj dizajna je da za svaki značajan deo posla postoji jedna osoba kod koje se nadležnost, ovlašćenje i odgovornost spajaju. To je ono što čini da struktura „radi” umesto da samo postoji na papiru.

Od vrha piramide do radnog mesta

Optimalna struktura se postavlja od vrha piramide naniže — od top menadžmenta, preko poslovnih funkcija (podsistema), do nivoa konkretnih radnih mesta. Svaki nivo nasleđuje logiku prethodnog, tako da pojedinačno radno mesto nije izolovana tačka, već karika u lancu vrednosti.

Projekat organizacionog dizajna se ne smatra završenim dok se ne kompletiraju međusobno povezani opisi radnih mesta i dok se konkretni ljudi ne rasporede na pozicije u novoj strukturi. Opis radnog mesta nije birokratska formalnost — to je ugovor o doprinosu koji svakom čoveku govori šta se od njega očekuje, čime raspolaže i za šta odgovara.

Zašto se radi sa vrhom firme

Kreiranje strukture uvek se vodi sa prvim čovekom kompanije i timom top menadžera. Strukture podsistema razrađuju se sa ključnim ljudima iz pojedinih odeljenja, ali se konačna rešenja usvajaju u punom sastavu menadžerskog tima. Ovo nije pitanje hijerarhije nego vlasništva: struktura koju tim sam dizajnira jeste struktura koju će i braniti.

Tipične anomalije postojećih struktura

Pre nego što dizajnirate novo, vredi prepoznati šta već koči. Najčešće anomalije koje srećemo:

1. Funkcije bez procesnog vlasnika — niko ne odgovara za tok koji prelazi granice odeljenja.
2. Naslagani slojevi menadžmenta koji usporavaju odluke i razvodnjuju odgovornost.
3. Improvizovane pozicije nastale oko ljudi, a ne oko posla.
4. Zastareli ili nepostojeći opisi zbog kojih svako tumači svoju ulogu po svom.
5. Centralizacija ovlašćenja dok je odgovornost gurnuta naniže.

Svaka od ovih anomalija proizvodi predvidljivo, neželjeno ponašanje. Dobra vest je da se predvidljivo ponašanje može i redizajnirati.

Zaključak

Struktura koja zaista radi nije ona koja izgleda uredno na organigramu, već ona koja navodi ljude da rade prave stvari na pravi način. To je rezultat svesnog dizajna u kojem su funkcije, procesi i struktura povezani, a nadležnosti, ovlašćenja i odgovornosti uravnoteženi — od vrha piramide do poslednjeg radnog mesta. Ako prepoznajete neku od opisanih anomalija u Vašoj kompaniji, vreme je da strukturu posmatrate kao polugu rasta, a ne kao naslеđе. Zakažite strateški razgovor i napravimo arhitekturu koja ostvaruje željene rezultate.